L'Amministrazione Comunale gestisce tramite la Cooperativa Earth scrl la segreteria del Castello, ricevendo le richieste relative all'utilizzo degli spazi per matrimoni, visite guidate e eventi vari e coordinando il calendario degli impegni.
La domanda di utilizzo può essere trasmessa in carta libera senza specifiche formalità.
L'ingresso al Castello e l'eventuale fruizione di servizi ulteriori come ad esempio, servizi fotografici,svolgimento eventi, ecc, è soggetto al pagamento di specifiche tariffe.

Villa Rinchiostra è direttamente gestita dall'Ufficio Cultura. Piano terra e seminterrato sono la sede del Museo "Gigi Guadagnucci", mentre le sale del primo piano sono concedibili a terzi e possono essere usate per matrimoni e conferenze. I locali attigui alla sala principale sono veri e propri spazi espositivi.
Verificata la disponibilità degli ambienti richiesti, l'Amministrazione decide l'eventuale concessione degli spazi per l'iniziativa richiesta in relazione agli impegni di calendario ed alle caratteristiche dell'iniziativa proposta.